Steuern

Die Werbungskosten, die im Alltag leicht untergehen

Beruflich veranlasste Kosten fallen über das Jahr verteilt an und werden deshalb selten zusammen gedacht. Ein Überblick über die Posten, die am ehesten vergessen werden.

Das liegt weniger an Nachlässigkeit als an der Art, wie diese Ausgaben entstehen. Ein Fachbuch im März, ein Bewerbungsgespräch im Juni, ein Seminar im Oktober, dazu jeden Monat ein Gewerkschaftsbeitrag, der still vom Konto abgeht: Keiner dieser Beträge fällt für sich genommen auf. Erst die Summe am Jahresende ist steuerlich interessant — und genau diese Summe entsteht im Alltag nirgends von selbst.

Was das Gesetz unter Werbungskosten versteht

Die Definition steht in § 9 Absatz 1 Satz 1 des Einkommensteuergesetzes und ist bemerkenswert knapp: Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Es folgt in Satz 3 eine Aufzählung typischer Fälle, aber diese Aufzählung ist nicht abschließend.

Maßgeblich ist das sogenannte Veranlassungsprinzip. Entscheidend ist also nicht, in welche Schublade ein Beleg passt, sondern ob die Ausgabe durch den Beruf veranlasst war. Wer ein Buch kauft, weil er es für seine Arbeit braucht, hat beruflich veranlasste Aufwendungen. Wer dasselbe Buch aus Interesse kauft, hat private Lebenshaltungskosten. Der Gegenstand ist identisch, die steuerliche Behandlung nicht.

Daraus folgt auch die häufigste Stolperstelle: Bei gemischt genutzten Gegenständen muss der berufliche Anteil nachvollziehbar sein. Ein pauschales „das nutze ich auch für die Arbeit“ trägt in der Regel nicht weit.

Warum ausgerechnet diese Posten untergehen

Werbungskosten haben eine unpraktische Eigenschaft: Sie verteilen sich über zwölf Monate, während die Steuererklärung ein einziger Termin ist. Zwischen der Ausgabe und dem Moment, in dem sie eingetragen werden müsste, liegen oft mehr als ein Jahr.

Dazu kommt, dass viele dieser Beträge klein sind. Eine Fahrt zu einem Vorstellungsgespräch, Porto für Bewerbungsunterlagen, der Beitrag an einen Berufsverband — einzeln wirkt das nicht erwähnenswert. Die Schwelle, ab der Werbungskosten sich überhaupt auswirken, liegt für Arbeitnehmer aber bei einem vierstelligen Betrag, und die wird nur durch Addition erreicht.

Der dritte Grund ist begrifflicher Natur: Einige der relevantesten Posten heißen im Steuerrecht anders als im Alltag. Der Weg zur Arbeit heißt Entfernungspauschale, der Laptop heißt Arbeitsmittel.

Die Posten im Überblick

Die folgende Übersicht nennt die Kategorien, die bei Arbeitnehmern in Betracht kommen, und den Punkt, an dem sie in der Praxis scheitern oder vergessen werden.

Der Weg zur Arbeit ist meist der größte Einzelposten

Bei Arbeitnehmern mit täglichem Arbeitsweg ist die Entfernungspauschale häufig der betragsmäßig größte Einzelposten. Sie ist zugleich ein Posten, bei dem sich Rechenfehler leicht einschleichen: Angesetzt wird die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht die Summe aus Hin- und Rückweg, und maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung. Welche Details dabei regelmäßig verwechselt werden, ist in diesem Beitrag zur Pendlerpauschale im Einzelnen beschrieben.

Wichtig ist der Zusammenhang mit der Arbeitsform: Gezählt werden nur Tage, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde. Wer teilweise zuhause arbeitet, hat entsprechend weniger Fahrtage — dafür kommen diese Tage unter Umständen über die Tagespauschale für Arbeitstage in der Wohnung in Betracht.

Arbeitsmittel, Fortbildung, Bewerbungen

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden — Fachliteratur, Werkzeug, typische Berufskleidung, in vielen Fällen auch Computer und Zubehör. Liegt der Anschaffungspreis über der gesetzlichen Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, werden die Kosten grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt statt sofort abgezogen. Für Computerhardware und Software hat die Finanzverwaltung eine eigene, deutlich kürzere Annahme zur Nutzungsdauer getroffen. Wann ein Gerät beruflich zählt und wann es privat bleibt, behandelt der Beitrag zu Arbeitsmitteln ausführlicher.

Fortbildungskosten sind beruflich veranlasste Aufwendungen für Weiterbildung im ausgeübten oder angestrebten Beruf: Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Fahrten, gegebenenfalls Übernachtung. Anders behandelt wird eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium — dafür sieht das Gesetz einen Sonderausgabenabzug mit eigenem Höchstbetrag vor, nicht den Werbungskostenabzug.

Bewerbungskosten werden besonders häufig vergessen, weil sie an eine unangenehme Phase erinnern. Sie sind dem Grunde nach beruflich veranlasst, und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung erfolgreich war. Dazu zählen je nach Fall Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch, Bewerbungsmappen, Beglaubigungen oder Porto.

Wenn der Beruf in die eigene Wohnung reicht

Für die Arbeit in den eigenen vier Wänden gibt es zwei getrennte Wege. Der eine ist das häusliche Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden muss; der andere ist die Tagespauschale, die kein eigenes Zimmer voraussetzt, dafür aber an die Voraussetzungen des einzelnen Arbeitstags gebunden ist.

Beides lässt sich nicht beliebig nebeneinanderstellen. Warum der Küchentisch steuerlich etwas anderes ist als ein separater Raum, erklärt dieser Beitrag; woran sich ein echter Homeoffice-Tag von einem Bürotag mit etwas Arbeit am Abend unterscheidet, steht hier.

Zwei Wohnungen und ein beruflich veranlasster Umzug

Wer aus beruflichen Gründen am Arbeitsort eine zweite Unterkunft unterhält und am Lebensmittelpunkt weiterhin einen eigenen Hausstand führt, kann unter den Voraussetzungen des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 EStG eine doppelte Haushaltsführung geltend machen. Für die Unterkunftskosten im Inland sieht das Gesetz dabei einen monatlichen Höchstbetrag vor; Fahrten zwischen beiden Orten und, zeitlich begrenzt, Verpflegungsmehraufwendungen folgen eigenen Regeln.

Ähnlich verhält es sich beim Umzug. Ist er beruflich veranlasst — etwa durch einen Arbeitsplatzwechsel oder eine erhebliche Verkürzung des Arbeitswegs —, kommen Umzugskosten als Werbungskosten in Betracht. Neben nachgewiesenen Kosten gibt es für sonstige Umzugsauslagen einen Pauschbetrag, der regelmäßig angepasst wird und deshalb vor der Abgabe in der aktuellen Fassung nachgesehen werden sollte.

Die kleinen Posten, die niemand notiert

Beiträge an Berufsverbände und Gewerkschaften sind in § 9 EStG ausdrücklich aufgeführt. Sie laufen meist als Dauerauftrag und tauchen deshalb in keinem Belegstapel auf — der Jahresbeitrag lässt sich aber aus den Kontoauszügen ablesen.

Für Kontoführungsgebühren setzen die Finanzämter in der Praxis seit Langem einen kleinen Jahresbetrag ohne Einzelnachweis an. Das ist keine gesetzliche Pauschale, sondern eine eingespielte Verwaltungsübung. Ebenso werden Arbeitsmittel bis zu einem geringen Jahresbetrag vielfach ohne Belege anerkannt. Beide Beträge sind für sich genommen unbedeutend, tragen aber zur Summe bei.

Warum die Summe erst ab 1.230 Euro zählt

Der entscheidende Punkt kommt zum Schluss. Arbeitnehmern wird nach § 9a EStG ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ohne jeden Nachweis angerechnet. Tatsächliche Werbungskosten wirken sich deshalb erst aus, soweit sie diesen Betrag übersteigen.

Was sich unterjährig festhalten lässt

Weil die Summe zählt, ist die Buchführung über das Jahr wichtiger als die Recherche am Abgabetag. Meist genügt ein Ordner, in dem drei Dinge landen: Belege über beruflich veranlasste Anschaffungen, Nachweise über Fortbildungen und Bewerbungen sowie eine fortlaufende Notiz darüber, an welchen Tagen zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren und an welchen zuhause gearbeitet wurde. Warum sich gerade die Tagesaufstellung im Dezember kaum noch rekonstruieren lässt, zeigt dieser Beitrag.

Zu bedenken ist außerdem der zeitliche Rahmen: Für die freiwillige Abgabe gelten andere Fristen als für die Pflichtveranlagung.

Was daraus folgt

Werbungskosten sind kein Sonderfall für komplizierte Berufe, sondern der Normalfall eines jeden Arbeitsverhältnisses. Untergehen sie, liegt das in der Regel daran, dass ihre Bestandteile über das Jahr verstreut sind und einzeln unter der Wahrnehmungsschwelle bleiben.

Für die Einordnung ist zweierlei entscheidend: Ein Abzug ist keine Auszahlung, sondern mindert die steuerlich relevanten Einkünfte. Und relevant wird er für Arbeitnehmer erst oberhalb des Pauschbetrags. Wer über das Jahr grob mitschreibt, weiß am Ende zumindest, ob sich eine genauere Aufstellung im eigenen Fall überhaupt lohnt.

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