Homeoffice
Welche Arbeitstage im Dezember niemand mehr rekonstruieren kann
Die Finanzverwaltung verlangt, dass Homeoffice-Tage aufgezeichnet werden. Im Januar ist das eine Minute Arbeit, im Dezember eine Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
Die Tagespauschale für Arbeit in der häuslichen Wohnung hat eine Eigenschaft, die im Gesetzestext unscheinbar wirkt und in der Praxis fast alles entscheidet: Sie ist tagesbezogen. Nicht der Monat zählt, nicht das Quartal, sondern der einzelne Kalendertag. Wer einzelne Kalendertage geltend macht, muss im Zweifel auch sagen können, welche Tage das waren.
Die Finanzverwaltung formuliert diese Anforderung in ihren Hinweisen zur Tagespauschale so, dass die betreffenden Tage aufgezeichnet und in geeigneter Form glaubhaft gemacht werden müssen. Das sind zwei Anforderungen in einem Satz, und beide werden regelmäßig überlesen.
Aufzeichnen und glaubhaft machen sind nicht dasselbe
Aufzeichnen heißt: Es existiert eine Aufstellung der Tage. Glaubhaft machen heißt: Diese Aufstellung passt zu dem, was sonst über das Arbeitsjahr bekannt ist — zum Urlaubskonto, zu Dienstreisen, zu Krankheitstagen, zu den Fahrten, die gleichzeitig als Entfernungspauschale angesetzt werden.
Eine Zahl ohne Aufstellung erfüllt die erste Anforderung nicht. Eine Aufstellung, die sich mit den übrigen Angaben der Steuererklärung beißt, erfüllt die zweite nicht. In der Praxis scheitert es selten am Format und oft an der Stimmigkeit.
Ein bestimmtes Format schreibt die Regelung nicht vor. Kalender, Arbeitszeitaufzeichnungen oder betriebliche Systeme können je nach Einzelfall bei der Plausibilisierung helfen — die Aufzählung im Folgenden ist deshalb eine Sammlung praktischer Möglichkeiten, keine amtliche Vorgabe.
Welche Unterlagen grundsätzlich in Betracht kommen
Als Aufzeichnung kommen unter anderem in Betracht:
- der persönliche Kalender, handschriftlich oder digital, wenn er fortlaufend geführt wird,
- Arbeitszeitaufzeichnungen, wie sie in vielen Betrieben ohnehin geführt werden,
- eine Homeoffice- oder Telearbeitsvereinbarung mit dem Arbeitgeber,
- Dienst- oder Schichtpläne,
- betriebliche Anwesenheits-, Zutritts- oder Buchungssysteme, etwa die Buchung eines Schreibtischs im Büro,
- eine eigene Tabelle, die über das Jahr mitgeführt wird.
Interessant ist die Buchungssystem-Variante, weil sie den Nachweis von der anderen Seite führt: Wer im Büro einen Platz buchen muss, produziert damit automatisch eine Liste der Bürotage. Die Homeoffice-Tage ergeben sich dann als Rest aus den Arbeitstagen.
| Unterlage | Was sie im Zweifel belegen kann |
|---|---|
| Fortlaufend geführter Kalender | Welcher konkrete Tag zuhause gearbeitet wurde |
| Arbeitszeitaufzeichnung | Dass an diesem Tag überhaupt gearbeitet wurde, und in welchem Umfang |
| Homeoffice-Vereinbarung | Dass Arbeit zuhause arbeitsvertraglich vorgesehen ist |
| Dienst- oder Schichtplan | Den geplanten Einsatzort — ergänzt um Abweichungen |
| Zutritts- oder Buchungssystem | Die Bürotage, und damit indirekt die übrigen Tage |
| Bestätigung des Arbeitgebers | Ob dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand |
Woran eine brauchbare Aufzeichnung zu erkennen ist
Brauchbar ist eine Aufzeichnung in der Regel dann, wenn sie drei Dinge erkennen lässt: das Datum, den Ort der Arbeit an diesem Tag und — wo es darauf ankommt — ob an diesem Tag die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde.
Der dritte Punkt wird leicht weggelassen und ist zugleich der entscheidende. Für die normale Tagespauschale kommt es nicht nur darauf an, dass zuhause gearbeitet wurde, sondern auch darauf, dass die berufliche Tätigkeit an diesem Tag zeitlich überwiegend in der Wohnung stattfand und keine außerhalb gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde. Ein Kalendereintrag „Homeoffice“ sagt darüber nichts aus, wenn nachmittags doch noch eine Besprechung im Büro stattfand. Welche Tagesverläufe dabei wie zu beurteilen sind, ist in diesem Beitrag zum Unterschied zwischen Homeoffice- und Bürotag ausführlicher beschrieben.
Nachträgliche Korrekturen sind dabei kein Makel. Ein Kalender, in dem ein geplanter Homeoffice-Tag durchgestrichen und als Bürotag vermerkt wurde, wirkt in der Regel glaubwürdiger als eine glatte Liste ohne jede Abweichung.
Warum die Rekonstruktion im Dezember scheitert
Im Januar kostet der Eintrag Sekunden. Im Dezember steht man vor elf Monaten, die sich im Rückblick kaum noch unterscheiden. Erinnerungen an einzelne Arbeitstage verblassen schnell, und zwar besonders bei den Tagen, die unauffällig verliefen — also genau bei den regulären Homeoffice-Tagen.
Was dabei typischerweise verloren geht, sind nicht die Tage selbst, sondern die Abweichungen: der Tag, an dem doch ins Büro gefahren wurde; die Woche mit der Dienstreise; die drei Tage Krankheit, die im Kalender noch als Homeoffice stehen. Eine aus dem Gedächtnis gebildete Jahreszahl fällt deshalb leicht zu hoch aus, und eine zu hohe Zahl ist genau die Art von Angabe, die bei einer Rückfrage nicht standhält.
Wie eine Jahresaufstellung aussehen kann
Der Weg von der Kalenderansicht zur belastbaren Zahl ist eine Abzugsrechnung, keine Schätzung.
- Im Kalender als Homeoffice markiert: 104 Tage
- abzüglich Urlaubs- und Krankheitstage, die noch als Homeoffice eingetragen waren: 13 Tage
- abzüglich Tage, an denen kurzfristig doch ins Büro gefahren wurde: 6 Tage
- abzüglich Tage mit auswärtiger Tätigkeit: 4 Tage
Verbleiben 81 Tage × 6 Euro = 486 Euro
Diese 486 Euro sind kein Betrag, der ausgezahlt wird. Es handelt sich um Werbungskosten, die in die Steuererklärung einfließen können. Wie stark sich das auswirkt, hängt von der gesamten Erklärung ab — bei Arbeitnehmern insbesondere davon, ob die Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegen.
Die Differenz zwischen 104 und 81 Tagen sind rechnerisch 138 Euro. Das ist überschaubar. Entscheidend ist eher, dass die niedrigere Zahl die ist, die einer Nachfrage standhält.
Was passiert, wenn das Finanzamt nachfragt
Belege werden der Steuererklärung in der Regel nicht mehr beigefügt. Das heißt nicht, dass sie entbehrlich sind: Das Finanzamt kann sie anfordern, und die Aufzeichnungen sollten deshalb griffbereit bleiben, bis der Bescheid bestandskräftig ist.
Eine Rückfrage ist zunächst nichts Ungewöhnliches. Sie läuft meist auf eine einfache Bitte hinaus, die Tage nachvollziehbar darzustellen. Wer dann eine Aufstellung vorlegen kann, die zu Urlaub, Dienstreisen und den angesetzten Fahrten passt, hat den Vorgang in der Regel erledigt. Wer stattdessen eine runde Zahl ohne Unterbau nennt, riskiert, dass der Posten gekürzt oder gestrichen wird.
Besonders genau betrachtet wird typischerweise das Verhältnis zur Entfernungspauschale. Für denselben Kalendertag lassen sich normale Tagespauschale und Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte grundsätzlich nicht nebeneinander ansetzen — eine Ausnahme gilt, wenn für die Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wenn die Summe aus Homeoffice-Tagen und Fahrtagen deutlich über der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage liegt, fällt das auf.
Zur Einordnung: Aufzeichnungen sind keine Formsache, aber auch keine Hürde. Verlangt wird Nachvollziehbarkeit, nicht Perfektion. Ein durchgängig geführter Kalender erfüllt den Zweck ebenso wie eine Tabelle — entscheidend ist, dass er während des Jahres entsteht und nicht danach.
Der Aufwand verteilt sich sehr ungleich
Die Aufzeichnung der Homeoffice-Tage gehört zu den wenigen steuerlichen Themen, bei denen der Aufwand fast vollständig davon abhängt, wann man ihn betreibt. Laufend geführt, ist es ein Nebeneffekt der ohnehin vorhandenen Kalenderpflege. Nachträglich betrieben, ist es eine Rekonstruktion mit unsicherem Ergebnis.
Wer wissen möchte, worum es bei der Pauschale selbst geht — Höhe, Höchstbetrag und Voraussetzungen —, findet das in der Übersicht zur Tagespauschale. Wer prüfen möchte, ob im eigenen Fall überhaupt die Tagespauschale oder eher die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer einschlägig sind, findet die Abgrenzung in diesem Beitrag. Und weil die Tagespauschale selten allein steht, lohnt in der Regel auch ein Blick auf die übrigen Werbungskosten des Jahres.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen — Hinweise zum häuslichen Arbeitszimmer und zur Tagespauschale
https://www.bundesfinanzministerium.de/ - Gesetze im Internet — § 4 Einkommensteuergesetz (Tagespauschale, Absatz 5 Satz 1 Nummer 6c)
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html - Gesetze im Internet — § 9 Einkommensteuergesetz (Werbungskosten)
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html
Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar. Genannte Beträge sind gesetzliche Höchst- oder Pauschalwerte beziehungsweise Rechenbeispiele zur Veranschaulichung — keine zugesagte Erstattung und keine Auszahlung.
Ob und in welchem Umfang einzelne Posten im konkreten Fall berücksichtigt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab. Bei Unsicherheit können das zuständige Finanzamt oder eine steuerberatende Stelle weiterhelfen.
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