Steuern

Was viele bei der Pendlerpauschale falsch in Erinnerung haben

Gezählt wird die einfache Strecke, nicht der Hin- und Rückweg. Und seit 2026 gilt ein einheitlicher Satz ab dem ersten Kilometer statt der früheren Staffelung.

Der eigene Arbeitsweg lässt sich scheinbar mühelos aus dem Gedächtnis angeben — die Strecke kennt man ja. Genau daraus entstehen typische Fehler: Die Regeln der Entfernungspauschale sind an mehreren Stellen anders, als die Alltagslogik es nahelegt, und die Abweichung geht meist in die Richtung, dass weniger herauskommt als gedacht.

Gezählt wird nur eine Richtung

Der verbreitetste Irrtum betrifft gleich die Grundrechnung. § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 des Einkommensteuergesetzes spricht von Wegen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und setzt dafür eine Pauschale „für jeden Arbeitstag“ und „für jeden vollen Kilometer der Entfernung“ an.

Entfernung heißt hier: die einfache Strecke. Wer zwölf Kilometer zur Arbeit und zwölf Kilometer zurück fährt, setzt nicht 24 Kilometer an, sondern zwölf. Das gilt auch dann, wenn jemand mittags nach Hause fährt und noch einmal zurück — pro Arbeitstag wird die Entfernung nur einmal berücksichtigt.

Zweiter Punkt derselben Vorschrift: Angesetzt werden nur volle Kilometer. Aus 18,7 Kilometern werden für die Berechnung 18.

Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung

Die zweite Überraschung ist die Wegstrecke selbst. Das Gesetz stellt auf die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ab — nicht auf die Strecke, die tatsächlich gefahren wurde, und nicht auf die schnellste.

Eine längere Strecke kann berücksichtigt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird. Die Rechtsprechung legt das eng aus: Es genügt nicht, dass die Umgehung angenehmer ist oder gelegentlich schneller geht. Erwartet wird in der Regel eine erhebliche und dauerhafte Zeitersparnis, die sich nachvollziehbar begründen lässt.

Bemerkenswert ist dabei, dass die kürzeste Straßenverbindung auch dann maßgeblich ist, wenn jemand gar kein Auto benutzt. Wer mit der Bahn fährt, rechnet trotzdem mit der Straßenentfernung.

Die Staffelung, an die sich viele erinnern, gibt es nicht mehr

Der dritte und derzeit folgenreichste Punkt betrifft den Satz je Kilometer. Über mehrere Jahre hinweg war der Arbeitsweg in zwei Abschnitte zerlegt: Für die ersten 20 Entfernungskilometer galt ein niedrigerer Satz, erst ab dem 21. Kilometer ein höherer. Diese Zweiteilung hat sich eingeprägt — sie gilt aber nicht mehr.

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 hat der Gesetzgeber die Staffelung aufgehoben. Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein einheitlicher Satz von 0,38 Euro je Entfernungskilometer, und zwar ab dem ersten Kilometer.

Verändert hat sich damit vor allem die Lage der Kurzpendler. Wer weniger als 21 Kilometer entfernt wohnt, wurde von der früheren Erhöhung ab dem 21. Kilometer überhaupt nicht berührt — für diese Gruppe ist die Neuregelung der eigentliche Unterschied. Bei langen Arbeitswegen betrifft die Änderung dagegen nur die ersten 20 Kilometer, der Rest war schon vorher mit 0,38 Euro angesetzt.

Wichtig ist außerdem, für welches Jahr gerechnet wird. Maßgeblich ist stets der Satz des jeweiligen Veranlagungszeitraums. Eine im Jahr 2026 abgegebene Erklärung für 2025 folgt deshalb weiterhin der alten Staffelung — der einheitliche Satz greift erst in der Erklärung für 2026.

Das Verkehrsmittel spielt keine Rolle

Die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Sie steht grundsätzlich unabhängig davon zu, ob jemand mit dem eigenen Auto fährt, öffentliche Verkehrsmittel nutzt, mit dem Rad fährt, zu Fuß geht oder als Mitfahrer in einer Fahrgemeinschaft mitgenommen wird.

Die naheliegende Annahme, ohne Auto gebe es nichts, ist also falsch. Umgekehrt gilt aber auch: Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt und dafür tatsächlich mehr bezahlt, als die Pauschale ergibt, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die höheren tatsächlichen Aufwendungen ansetzen — das setzt Nachweise voraus.

Zu beachten ist außerdem, was der Arbeitgeber beisteuert. Steuerfreie Leistungen für den Arbeitsweg, etwa ein bezuschusstes Jobticket, mindern den abziehbaren Betrag. Ein Betrag kann nicht gleichzeitig steuerfrei erstattet und als Werbungskosten abgezogen werden.

Der Höchstbetrag und seine wichtigste Ausnahme

Das Gesetz begrenzt die Entfernungspauschale grundsätzlich auf 4.500 Euro im Kalenderjahr. Diese Grenze gilt jedoch nicht, soweit die Wege mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurückgelegt wurden. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel greift sie, kann aber durch den Nachweis höherer tatsächlicher Kosten überschritten werden.

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw wirkt sich die Grenze deshalb in der Regel nicht aus. Für Radfahrer und Fußgänger dagegen schon — dort bleibt es beim Höchstbetrag.

Homeoffice-Tage sind keine Fahrtage

Der Punkt, an dem sich die Rechnung in den vergangenen Jahren am stärksten verschoben hat, ist die Zahl der Tage. Die Pauschale steht für jeden Arbeitstag zu, an dem die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird. Ein Tag im Homeoffice ist kein solcher Tag — ebenso wenig wie ein Urlaubs- oder Krankheitstag.

Wer aus Gewohnheit weiterhin mit 220 Fahrtagen rechnet, obwohl er an zwei Tagen pro Woche zuhause arbeitet, setzt einen Wert an, der sich im Zweifel nicht halten lässt. Umgekehrt kommt für solche Tage unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Tagespauschale für Arbeitstage in der eigenen Wohnung in Betracht.

Welche Tage überhaupt als Homeoffice-Tag in Betracht kommen und welche nur so aussehen, ist in diesem Beitrag beschrieben. Dass sich beides im Dezember kaum noch rekonstruieren lässt, ist der Grund, warum die laufende Aufzeichnung in der Praxis so viel ausmacht.

Wo die Rechnung in der Praxis kippt

Über die genannten Punkte hinaus fallen drei weitere Fehlerquellen auf. Die erste ist die erste Tätigkeitsstätte selbst: Wer keine feste erste Tätigkeitsstätte hat oder im Außendienst arbeitet, bewegt sich unter Umständen im Reisekostenrecht statt bei der Entfernungspauschale — dort gelten andere Sätze und andere Nachweise.

Die zweite ist die Zahl der Arbeitstage. Eine runde Schätzung ohne jeden Bezug zu Urlaub, Krankheitstagen und Feiertagen fällt bei einer Nachfrage schnell auf. Eine realistische Aufstellung ist hier hilfreicher als eine möglichst hohe Zahl.

Die dritte ist der Vergleich mit dem Pauschbetrag. Auch eine korrekt gerechnete Entfernungspauschale wirkt sich nur aus, soweit die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen. Bei kurzen Arbeitswegen bleibt der Betrag häufig darunter. Welche weiteren Posten in diese Summe einfließen, zeigt der Überblick über die Werbungskosten.

Was daraus folgt

Die Entfernungspauschale ist für viele Arbeitnehmer der größte Einzelposten der Steuererklärung und zugleich derjenige, der am ehesten aus dem Kopf geschätzt wird. Die vier Punkte, an denen die Erinnerung typischerweise von der Vorschrift abweicht, sind schnell benannt: einfache Entfernung statt Hin- und Rückweg, kürzeste Straßenverbindung statt tatsächlich gefahrener Route, seit 2026 ein einheitlicher Satz statt der früheren Staffelung, und nur Tage mit tatsächlicher Fahrt.

Wer diese vier Punkte einmal sauber auf den eigenen Fall anwendet, hat eine belastbare Zahl — und weiß zugleich, ob sie überhaupt über der Schwelle liegt, ab der sie sich bemerkbar machen kann. Weil der Gesetzgeber an dieser Vorschrift vergleichsweise oft etwas ändert, ist ein Blick in die aktuelle Fassung des § 9 EStG vor der Rechnung in der Regel schneller erledigt als die Korrektur danach.

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