Steuern
Wann ein Laptop steuerlich zählt und wann er privat bleibt
Arbeitsmittel sind von der Tagespauschale nicht automatisch erfasst. Entscheidend ist, wie stark ein Gegenstand beruflich genutzt wird.
Die Tagespauschale für Arbeitstage in der eigenen Wohnung soll die Aufwendungen abgelten, die durch das Arbeiten zuhause entstehen — anteilige Miete, Strom, Heizung, die allgemeine Raumnutzung. Arbeitsmittel gehören nach den amtlichen Hinweisen ausdrücklich nicht dazu. Sie werden nach eigenen Regeln beurteilt, und zwar unabhängig davon, ob für denselben Tag eine Tagespauschale angesetzt wurde.
Das ist eine der wenigen Stellen im Werbungskostenrecht, an denen zwei Positionen wirklich nebeneinander stehen können. Umso wichtiger ist die Frage, was ein Arbeitsmittel überhaupt ist — und wann ein Gerät trotz beruflicher Nutzung steuerlich privat bleibt.
Worauf es bei der beruflichen Veranlassung ankommt
Die gesetzliche Grundlage steht in § 9 Einkommensteuergesetz. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen; Aufwendungen für Arbeitsmittel sind dort eigens genannt.
Der Maßstab ist also die berufliche Veranlassung, nicht die Art des Gegenstands. Ein Laptop ist kein Arbeitsmittel, weil es ein Laptop ist, sondern weil und soweit er beruflich genutzt wird. Umgekehrt kann ein unscheinbarer Gegenstand — ein Regal, eine Schreibtischlampe, ein Fachbuch — sehr wohl ein Arbeitsmittel sein.
Zwei Randbereiche sind dabei geklärt. Ist die berufliche Nutzung von ganz untergeordneter Bedeutung, scheidet ein Abzug grundsätzlich aus. Ist umgekehrt die private Mitbenutzung nur geringfügig, wird der Gegenstand in der Regel vollständig als Arbeitsmittel behandelt. Dazwischen liegt der eigentlich interessante Fall.
Wenn ein Gerät beiden Zwecken dient
Früher galt für gemischt genutzte Gegenstände ein weitgehendes Aufteilungsverbot: Entweder ganz oder gar nicht. Diese Linie hat der Bundesfinanzhof aufgegeben. Seither ist eine Aufteilung möglich, sofern es einen nachvollziehbaren und objektivierbaren Maßstab gibt.
Das ist praktisch die entscheidende Weichenstellung. Ein Gerät muss nicht ausschließlich beruflich genutzt werden, um steuerlich zu zählen. Es kommt darauf an, den beruflichen Anteil plausibel begründen zu können.
Als Maßstab dient in der Regel die zeitliche Nutzung. Bei Computern hat sich in der Verwaltungspraxis eine hälftige Aufteilung als Vereinfachung eingespielt, wenn nichts anderes dargelegt wird. Das ist kein gesetzlicher Satz und kein Anspruch, sondern eine Schätzung, die im Zweifel durch eine konkretere Darstellung ersetzt werden kann — in beide Richtungen.
Zur Einordnung: Ein beruflicher Nutzungsanteil ist eine Schätzung, keine Messung. Sie sollte deshalb zu den übrigen Angaben passen. Ein zu 90 Prozent beruflich genutzter Rechner neben nur wenigen dokumentierten Arbeitstagen zuhause ergibt ein Bild, das erklärungsbedürftig ist.
Der Unterschied zwischen sofortigem Abzug und Verteilung über Jahre
Steht der beruflich veranlasste Betrag fest, folgt die zweite Frage: Wird er im Jahr der Anschaffung vollständig berücksichtigt oder über die Nutzungsdauer verteilt?
Maßgeblich ist die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter aus § 6 Absatz 2 EStG, auf die § 9 EStG für Arbeitsmittel verweist. Liegen die Anschaffungskosten darunter, können sie sofort in voller Höhe angesetzt werden. Liegen sie darüber, ist der Betrag über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.
Eine Besonderheit für Arbeitnehmer: Die Grenze ist ein Nettobetrag. Wer keine Vorsteuer abziehen kann — und das trifft auf Arbeitnehmer zu —, darf den Bruttopreis einschließlich Umsatzsteuer mit der Nettogrenze vergleichen. Die maßgebliche Brutto-Obergrenze liegt dadurch spürbar höher als die im Gesetz genannte Zahl. Der aktuelle Wert steht im Gesetzestext selbst; er ist in den vergangenen Jahren mehrfach diskutiert und angepasst worden und sollte deshalb für das jeweilige Jahr nachgeschlagen werden.
Liegt der Preis darüber, greift die Abschreibung. Die Nutzungsdauern ergeben sich aus den amtlichen AfA-Tabellen — für Büromöbel sind das etwa 13 Jahre, für Mobiltelefone rund fünf. Im Jahr der Anschaffung wird zudem nur monatsgenau abgeschrieben: Wer im September kauft, setzt in diesem Jahr vier Zwölftel der Jahresrate an.
Warum Computer und Software gesondert behandelt werden
Für Computerhardware und Betriebs- sowie Anwendungssoftware gilt eine eigene Regelung der Finanzverwaltung. Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums kann für diese Wirtschaftsgüter eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.
Das hat eine weitreichende Folge: Bei Computerhardware kommt es auf die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter praktisch nicht mehr an. Auch ein teurer Rechner kann dadurch im Jahr der Anschaffung vollständig berücksichtigt werden.
Der Begriff ist dabei weit gefasst. Erfasst sind neben dem Rechner selbst typischerweise Peripheriegeräte wie Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Dockingstation und externe Speicher. Nicht erfasst sind Gegenstände, die mit der Datenverarbeitung nichts zu tun haben — ein Schreibtisch bleibt ein Möbelstück und wird nach den allgemeinen Regeln behandelt.
Angenommene Ausgangsdaten:
- Notebook, Kaufpreis 1.200 Euro einschließlich Umsatzsteuer
- Anschaffung im März
- dargelegter beruflicher Nutzungsanteil: 60 Prozent
Beruflich veranlasster Anteil: 1.200 Euro × 60 % = 720 Euro
Da es sich um Computerhardware handelt, kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Die 720 Euro können damit im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten angesetzt werden.
Zum Vergleich ein Schreibtisch für dieselben 1.200 Euro, ebenfalls im März angeschafft und zu 60 Prozent beruflich genutzt: Bei 13 Jahren Nutzungsdauer ergibt sich eine Jahresrate von rund 55 Euro (720 Euro ÷ 13), im Anschaffungsjahr zeitanteilig für zehn Monate rund 46 Euro.
Alle Zahlen sind frei gewählt und veranschaulichen nur die Rechenweise. Die angesetzten Beträge mindern die steuerpflichtigen Einkünfte; sie werden nicht ausgezahlt.
Was hinter der sogenannten Arbeitsmittel-Pauschale steckt
In Ratgebern taucht regelmäßig ein Betrag von 110 Euro auf, der angeblich ohne Nachweis für Arbeitsmittel angesetzt werden kann. Dieser Betrag steht in keinem Gesetz.
Es handelt sich um eine Nichtbeanstandungsgrenze aus der Verwaltungspraxis einzelner Länder: Bis zu dieser Höhe werden Angaben zu Arbeitsmitteln häufig ohne Einzelnachweis übernommen. Ein Anspruch lässt sich daraus nicht ableiten, und ein Finanzamt kann Belege anfordern.
Für die Praxis heißt das zweierlei. Wer tatsächlich mehr aufgewendet hat, sollte nicht bei 110 Euro stehen bleiben — dieser Wert ist keine Obergrenze. Und wer nichts aufgewendet hat, hat auch keinen Pauschbetrag, den er ansetzen könnte. Anders ist das bei Kapitalerträgen: Dort tritt ein gesetzlicher Pauschbetrag an die Stelle der tatsächlichen Kosten, die ihrerseits nicht abziehbar sind.
Ohnehin wirkt sich all das erst aus, wenn die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro überschreiten. Bis dahin ändert ein zusätzlicher Posten rechnerisch nichts. Welche weiteren Positionen dabei zusammenkommen können, zeigt der Überblick über die häufig übersehenen Werbungskosten.
Was als Nachweis in Betracht kommt
Seit einigen Jahren gilt für Belege grundsätzlich eine Vorhalte- statt einer Vorlagepflicht: Sie müssen nicht mehr unaufgefordert mitgeschickt, wohl aber aufbewahrt und auf Nachfrage vorgelegt werden können.
Brauchbar ist in der Regel, was Gegenstand, Datum und Betrag erkennen lässt:
- Rechnung oder Kassenbon mit Datum und Bezeichnung des Geräts,
- Kontoauszug oder Zahlungsnachweis als Ergänzung,
- bei Software: Lizenz- oder Bestellbestätigung,
- eine kurze, nachvollziehbare Begründung des beruflichen Nutzungsanteils,
- bei Bedarf eine Bestätigung des Arbeitgebers, dass kein entsprechendes Gerät gestellt wird.
Der letzte Punkt ist häufiger relevant, als er wirkt. Wird dasselbe Gerät vom Arbeitgeber gestellt oder der Kauf erstattet, fehlt es insoweit an eigenen Aufwendungen. Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers und ein Werbungskostenabzug für denselben Betrag schließen einander aus.
Wie sich das zur Tagespauschale verhält
Zurück zum Ausgangspunkt. Die Tagespauschale für Arbeitstage zuhause und der Abzug für Arbeitsmittel sind zwei getrennte Prüfungen. Die Pauschale bildet die Raumnutzung ab, das Arbeitsmittel den Gegenstand.
Damit kann für denselben Arbeitstag grundsätzlich beides in Betracht kommen: die Pauschale für den Tag und, unabhängig davon, der beruflich veranlasste Anteil eines angeschafften Geräts. Wer dagegen ein häusliches Arbeitszimmer geltend macht, sollte die Abgrenzung genauer betrachten, weil dort andere Aufwendungen bereits erfasst sein können.
Was sich daraus für den eigenen Fall ergibt
Ob ein Laptop steuerlich zählt, entscheidet sich an drei Stellen nacheinander: an der beruflichen Veranlassung, am Nutzungsanteil und an der Frage, ob der Betrag sofort oder verteilt anzusetzen ist. Bei Computerhardware fällt die dritte Frage durch die einjährige Nutzungsdauer meist unaufgeregt aus.
Wichtig bleibt die nüchterne Einordnung: Ein Arbeitsmittel mindert die steuerpflichtigen Einkünfte. Es ist kein Zuschuss zum Gerät und keine Erstattung des Kaufpreises. Wie stark sich der Abzug auswirkt, hängt von der gesamten Steuererklärung ab — und in vielen Fällen zuerst davon, ob der Pauschbetrag überhaupt überschritten wird.
Ein Blick lohnt sich vor allem in Jahren mit größeren Anschaffungen oder mit einem Wechsel ins Homeoffice. Für zurückliegende Jahre ist dabei die jeweilige Abgabefrist maßgeblich; sie unterscheidet sich je nachdem, ob eine Abgabepflicht bestand oder nicht.
Quellen
- Gesetze im Internet — § 9 Einkommensteuergesetz (Werbungskosten)
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html - Gesetze im Internet — § 6 Einkommensteuergesetz (Bewertung, geringwertige Wirtschaftsgüter)
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html - Bundesministerium der Finanzen — BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software
https://www.bundesfinanzministerium.de/
Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar. Genannte Beträge sind gesetzliche Höchst- oder Pauschalwerte beziehungsweise Rechenbeispiele zur Veranschaulichung — keine zugesagte Erstattung und keine Auszahlung.
Ob und in welchem Umfang einzelne Posten im konkreten Fall berücksichtigt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab. Bei Unsicherheit können das zuständige Finanzamt oder eine steuerberatende Stelle weiterhelfen.
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